傳真具有快速、安全、直觀的特點，也被廣泛應用在展覽營銷中。它和招展函的其他發送方法具有同樣的宣傳效果，而且傳遞時間更短、速度更快。
要利用傳真營銷取得良好的業績關鍵在于是否能夠確定目標客戶的傳真號碼，而且在傳真前需與目標客戶有過初步或一定程度的溝通。確定目標客戶的傳真號碼后，就可以向他們發送具有針對性及參考價值的與展覽信息相關的材料，成功概率一般很高，投入產出比也很高。在發送傳真時一般要注意以下步驟：
一、傳真的基本內容
1.使用專用的紙張，紙張上要標有展覽組織機構的名稱、營銷人員姓名、地址與電話號碼。傳真所使用的專用紙張應顯示出展覽組織機構的檔次與職業風范。
2.需確認目標客戶的姓名、職務以及參展企業名稱的正確拼寫。
3.也可使用固定格式傳真，在使用稱謂時需特別注意要有的放矢，因為在有些目標參展企業或公司對此非常敏感（如目標參展商對參展具有定向的選擇）。
4.起草正文。正文應針對某個特定的目標客戶，應向目標客戶介紹展覽組織機構、展覽項目與營銷人員的基本情況，以及展覽的內容和所提供的各種服務項目情況。
5.正文要使用正式的書面語言，文字要簡潔、語義明確，同時需營造雙方間的融洽氛圍，使目標客戶感到熱情洋溢和令人振奮。
6.確保在正文上有展覽組織機構領導或經辦營銷人員姓名的簽字并簽署日期。
二、傳真正文的寫作要求
1.有效的傳真正文應當易于閱讀，且要簡潔，有四至五個簡短的段落就足夠了。
2.盡量將傳真正文的長度控制在一頁之內。如果不得已要用兩頁，確保發送人的姓名出現在第二頁上。
3.正文第一段應該能夠引起目標客戶對展覽組織機構與展覽項目的興趣，并激發目標客戶的熱情。
4.正文第二段需介紹展覽項目的一些組織情況與展覽價值，滿足目標客戶對展覽項目了解的基本需求，如展覽的歷史、品牌、主辦機構、規模與發展狀況等。
5.正文第三段應表明展覽項目所取得的突出成就、榮譽、參展商與貿易觀眾的組成情況，直接有力地支持第二段內容。如果可能的話，盡量以數字量化這些成就。
6.正文第四段需介紹展覽營銷的內容，告訴目標客戶如何申請參展，可查詢的相關展覽項目網站、展覽營銷部門的聯絡人與聯絡方式等。
7.正文第五段應非常簡短，結束傳真并表示感謝。
8.使用敬語結束正文并標明所附招展函或其他附件的名稱。
9.確保簽署發送人姓名和發送日期。
三、傳真正文寫作時需避免的錯誤
1.確保正文有職業風范。
2.確保正文中不出現錯字、別字，拼寫、打印和語法錯誤。
3.確保正文簡短達意，不要雜亂無章，言之無物。
4.在正文中應回避出現負面和相互矛盾的話題，相關信息要認真核實。
5.不要說謊或者夸大其辭，對展覽項目與服務等的描述要做到客觀真實。
6.切忌濫用代詞“我”，應以展覽組織機構或展覽項目組的身份來與目標客戶進行溝通。目標客戶愿意接受來自具有權威性的信息或感受被重視的感覺。
寫好傳真正文，將有關招展資料，如招展函、展覽展位平面圖或其他目標客戶提出的資料一起發送，但需在傳真的首頁上標明總頁數與當前頁號，以便使目標客戶確認是否完整地獲得這份傳真的所有資料。
四、群發傳真
隨著電子技術的成熟與網絡技術的廣泛應用，群發傳真是在傳真基礎上發展起來的另一種用于展覽營銷推廣的創新技術，具有先進、智能、快速、簡潔的特點。已逐步發展成展覽組織機構與目標參展商或往屆參展商信息交流的有效手段。根據經驗表明，群發傳真對于在展覽臨界截止期限時的報名促銷尤其有效。在成本方面，群發傳真也較直郵低廉許多。
群發傳真是由電腦執行的一項傳真功能，通過在電腦操作系統上安裝傳真收發軟件，實現用電腦向其他傳真機發傳真、自動接收傳真、群發傳真、轉發新接收到的傳真到電子郵件、定時發送傳真、IP電話發送傳真等多種功能。能夠為展覽組織機構節省辦公費用，同時能夠有效地為展覽營銷活動發送傳真廣告。目前群發傳真軟件有三種形式可以獲得：
1.電腦操作系統已捆綁了此類軟件（如Windows XP系統本身附帶此項功能）；
2.軟件開發商在網上所提供不同下載方式的群發傳真軟件；
3.會展管理系統中所自帶的群發傳真軟件（如：西安遠華開發的3W Show會展管理軟件就帶有此項功能）。
群發傳真軟件具有系統設定、數據管理、文檔管理等多項功能，能及時導入電腦系統中的各項文檔，并精確地將營銷人員擬好的材料按軟件設定的方式自動發送到目標客戶手中，具有全天候、不需值守、無紙辦公、精確記錄、資源共享等優點：
群發傳真的應用文檔格式與普通傳真基本相同，需有正文與附件，營銷人員只需將普通傳真電子化就行。但與電子郵件類似，有些國家與地區對此種推廣方式具有法律的限制（如美國、歐盟等），因此，對這些國家與地區進行群發傳真時須遵守如下規則：
？必須在傳真中注明展覽組織者身份或以正式
